Для автоматизации оперативного управленческого учета заказчик использовал 1С:ERP, а для автоматизации бизнес-процессов – западную систему, которая на сегодняшний день устарела, не поддерживала современные функции и не обладала достаточной гибкостью. В связи с этим, компания решила перейти на отечественный софт, который впоследствии можно было бы интегрировать с 1С:ERP и создать на его основе корпоративную среду для автоматизации различных задач.
Среди предложенных систем клиент выбрал 1С: Документооборот 3.0, во многом благодаря возможности создания цифрового архива документов.
Процесс внедрения
Управление проектом шло по технологии Scrum, чтобы в максимально сжатые сроки заказчик мог получить результат. Были проведены:
Обследование
сформулированы пожелания и требования к системе
Проектирование
составлены задания на доработку выявленных функциональных разрывов по итогам моделирования
Разработка недостающего функционала
Если бы в рамках организации работ использовалась классическая технология «водопада», то за время изучения и проектирования бизнес-процессы заказчика могли бы серьезно измениться, и это бы только затормозило и усложнило внедрение продукта.
На
первом этапе была осуществлена автоматизация бизнес-процессов по согласованию договоров, формированию заявок на оплату и контролю исполнения задач. Для этого бизнес-аналитики подготовили перечень документов, которые необходимо было автоматизировать, а технические специалисты настроили шаблоны документов в рамках новых цифровых процессов.
До этого согласование договоров у заказчика проходило в ручном режиме, теперь же для этого бизнес-процесса настроены различные маршруты, что значительно сокращает сроки обработки документов и повышает эффективность работы всей компании.
Второй блок внедрения 1С: Документооборот коснулся кадрового учета. Здесь были автоматизированы такие вопросы, как:
- Подача заявки на командировку;
- Создание отчета по командировке;
- Подготовка заявления на отпуск;
- Перенос отпуска;
- Утверждение отпуска.
Для удобства заказчика система была доработана таким функционалом, как, например, установка лимитов по затратам на командировку в зависимости от места назначения (Россия или другие страны) или создание напоминаний о необходимости сдать отчет по командировке.
На данном этапе предполагается, что в этой системе будет работать 600 сотрудников головного офиса в Москве, а впоследствии она будет расширена и на сеть филиалов по всей России.
